Maakuntahallitus
Pöytäkirja 12.03.2024/Pykälä 42

Maakuntahallitus 20.11.2023 § 143 

Päijät-Hämeen liiton työterveyspalvelut tuottaa Työterveys Wellamo Oy. Wellamon omistajat ovat päätyneet siihen, että kukin omistaja kilpailuttaa omatoimisesti työterveyshuollon palvelut henkilöstölleen sekä hyvinvointialue lisäksi järjestämisvastuun piiriin kuuluvan työterveyshuollon palvelutuotannon. Käytännössä tämä ratkaisu tarkoittaa sitä, että Työterveys Wellamo Oy:n toiminta päättyy kesään 2024 mennessä. Liitolla ei ole ollut omistusta yhtiössä.

Työterveyspalvelujen hankinnassa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia (1397/2016) ja lakia julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (499/2021) sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja

(JYSE2017).

Hankintalain mukaan kunnan ja kuntayhtymän tulee kilpailuttaa ns. kynnysarvot ylittävien työterveyspalvelujen hankinta. Päijät-Hämeen liiton osalta työterveyspalveluiden hankinta alittaa kansallisen (60 000 euroa)

kynnysarvon. Vuonna 2022 liiton työterveyspalveluiden kustannukset olivat 13 352 euroa.

Liiton tapauksessa tämä tarkoittaa, sitä että hankinta kuuluu pienhankintojen piiriin. Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon (60 000 € ilman arvonlisäveroa) alittavia tavaroiden ja palvelujen hankintoja. Ne eivät kuulu hankintalain piiriin. Päijät-Hämeen hankintaohjeiden mukaan hankinnasta tehdään maakuntahallituksen päätös, josta käy ilmi hankintamenettely, perustelut, hinta ja valinta. Liiton hankintaohjeiden mukaan hankinnan ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä laskennallista 48 kuukauden hankinta-arviota. Hinta-arvio liiton osalta on n. 53 400 euroa.

Päijät-Hämeen liitto voi liittyä Hanselin dynaamisessa hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026. DPS:ssä on useita toimittajia ja asiakas hyötyy myös muista

yhteishankinnan eduista, kuten kilpailukykyisistä hinnoista, hyvistä sopimusehdoista, luotettavista sopimustoimittajista ja toimitusvarmuudesta.

Yhteishankinnan edut ovat seuraavat

-          Työterveyden keskeisille veloituksille on asetettu enimmäishinnat eivätkä sopimustoimittajat voi ylittää näitä enimmäishintoja.

-          Hansel huolehtii asiakkaiden puolesta hinnankorotustenkäsittelyn, alihankkijamuutokset ja valvoo osaltaan sopimuksia.

-          Sopimuksen ehdot on rakennettu tukemaan asiakkaan työterveyden vaatimuksia mahdollisimman hyvin.

-          Valmiin mallipohjan avulla asiakas pystyy seuraamaan oman asiakaskohtaisen sopimuksen tuloksellisuutta sopimuskaudella.

-          Hanselin tukitiimi avustaa asiakasta asiakkaan omassa minikisassa, ja Hanselilta löytyy valmiit mallipohjat, jotka täydentämällä asiakas tekee minikisan.

Asiakkaalla on mahdollisuus huomioida paikallisuus sekä paikalliset erityistarpeet, sillä toimittajavalinta tapahtuu minikisan avulla valmiita mallipohjia käyttäen. Tästä sopimuksesta asiakas saa tarpeitaan vastaavat palvelut haluamassaan laajuudessa. Sopimusehdot ja enimmäishinnat suojaavat asiakkaan asemaa, ja se pääsee hyötymään suuren hankintavolyymin mukanaan tuomista eduista.

Toimittajavalinta tapahtuu minikisan avulla sähköisesti Cloudian järjestelmässä valmiiden materiaalien avulla.

Tätä yhteishankintaa voivat käyttää kaikki ne Hanselin asiakkaat, jotka eivät käytä jo olemassa olevaa Työterveyshuollon palvelut 2018-2024 DPS yhteishankintaa.

Sopimuskausi on 2020-2026 eli dynaaminen hankintajärjestelmä on voimassa 31.12.2026 saakka. Asiakkaan hankintasopimus voi olla voimassa enintään 31.12.2028 saakka, mutta sen kokonaiskesto ei voi olla enempää kuin kuusi vuotta.

Hanselin mallipohjiin sisältyy erilaisia työkaluja kuten työterveyden tilannekuva -mallipohja yhteistyön tavoitteelliseen johtamiseen.

Hansel suosittaa liittymistä yhteishankintaan, vaikka dynaamisiin hankintajärjestelmiin liittyminen (DPS) ei ole välttämätöntä. Liittymällä DPS:ään saa tietoa esimerkiksi sopimusta koskevista muutoksista ja muista ajankohtaisista asioista.

Minikilpailutuksessa voi valita yhden tai useamman sopimustoimittajan työterveyspalveluiden toimittajaksi tarpeiden mukaan. Vaatimukset täyttäviä toimittajia hyväksytään mukaan DPS:ään koko sen keston ajan.
 

Ajantasainen lista toimittajista Hanselin kilpailutusjärjestelmästä. Toimittajalla on oikeus käyttää Hanselin hyväksymiä alihankkijoita.

Yhteishankinnoissa moni asia on jo sovittu valmiiksi. Hansel on varmistanut muun muassa sopimustoimittajien luotettavuuden ja toimituskyvyn. Laaditut ehdot mahdollistavat yhteishankinnan sujuvan käytön sopimuskaudella ja toimivat vankkana tukijalkana asiakkaan omalle hankintasopimukselle.

DPS:ssä on enimmäishinnat, joita ei voida ylittää DPS:n sisäisiin kilpailutuksiin annettavissa tarjouksissa. Toimittajat voivat esittää Hanselille hinnankorotuksia hankintasopimuksiin ensimmäisen kerran lokakuussa 2024. Mikäli Hansel hyväksyy korotuksia, tulevat ne voimaan 1.1.2025.Tämän jälkeen toimittajat voivat esittää Hanselille hinnankorotuksia vuosittain.

Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa asiakkaalta yleiskustannusten kattamiseksi maksuja (pois lukien yleismaksu), kuten esimerkiksi erillisiä toimistomaksuja, laskutuslisiä tai muita päällekkäisiä maksuja tai kustannuksia, eikä sähköisten palveluiden maksuja, kuten Kanta-maksuja ja eReseptimaksuja.

Hinnat eivät sisällä Hanselin palvelumaksua, joka on 1 % arvonlisäverottomasta kokonaislaskutuksesta. Toimittaja veloittaa tämän asiakkaalta erillisellä laskulla. Hansel veloittaa tämän jälkeen palvelumaksun osuuden toimittajalta. Tällä poikkeavalla järjestelyllä varmistetaan asiakkaiden KELA-raportoinnin sujuvuus.

Hanselin kautta Työterveyspalvelujen 2020-2026. DPS:ään voi liittyä 2020-2026 eli se on voimassa 31.12.2026 saakka. Asiakkaan hankintasopimus voi olla voimassa enintään 31.12.2028 saakka, mutta sen kokonaiskesto ei voi olla enempää kuin kuusi vuotta.

Tarjousvertailu valintaperusteeksi kannattaa ottaa kilpailutus suoraan hinnanperusteella, koska laatuperusteet sisältyvät Hanselin DPS:n määritykseen. Esimerkiksi saavutettavuus on määritelty hankinnan kohde ja vähimmäisvaatimukset sekä työpisteet ja toimipaikat kohdassa siten, että toimipisteen (josta palveluita tuotetaan) hyväksyttävä enimmäisetäisyys työpaikasta on 5 kilometriä.

Minikilpailutus voidaan tehdä kahdella vaihtoehtoisella tavalla, jotka ovat seuraavat

-          Toteuttamalla minikilpailutus itse. Hanselista saa valmiit mallipohjat ja maksuttoman kommentointipalvelun. Hanselin tukeen voi lähettää valmisteltavia materiaaleja kommentoitavaksi, samoin voi toimia muissakin vaiheissa kilpailutusta esimerkiksi hankintapäätöstä valmistellessa.

-          Tilaamalla erillisveloitteisen MinikisaPlus-palvelu, jossa Hanselin hankinta-asiantuntija toimii kilpailutuksen projektipäällikkönä ja hänellä on työparina juristi. Kunnan päävastuu asiakkaana on hankinnan kohteen kuvaus, eli määritellä millaisen palvelukokonaisuuden haluamme. DPS-materiaaleista saa apua määrittelytyöhön ja Hanselin työpari antaa sparraustukea asiassa. MinikisaPlus-palvelun veloitus on 800 euroa alv 0 % per htp. Yleensä vastaavissa kilpailutushankkeissa menee 3-6 htp, palvelu veloitetaan toteutuneen työmäärän mukaan.

Valmistelija Asian on valmistellut hallintojohtaja Jari Paakkunainen, puh. 044 371 9455.

Esittelijä Maakuntajohtaja Niina Pautola-Mol

Päätösehdotus Maakuntahallitus päättää
1) todeta, että nykyinen sopimus Terveys Wellamo Oy:n kanssa päättyy 31.3.2024.
2) kilpailuttaa työterveyspalvelut ajalle 1.4.2024-31.12.2028.
3) hyväksyä tarjousvertailun valintaperusteeksi halvimman hinnan.
4) tehdä kilpailutuksen minikilpailutuksena liittymällä Hansel Oy:n dynaamisessa hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026.
5) toteuttaa kilpailutuksen loppuvuonna 2023 (tarjoukset 20.12.2023 klo 15 mennessä).

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.

Puheenjohtaja Pekka Komu ilmoitti 10 minuutin kokoustauosta klo 9.30.

Maakuntahallitus 12.03.2024 § 42  

205/00.01.01/2023  

Kilpailutus suoritettiin minikilpailutuksena liittymällä Hansel Oy:n dynaamisessa hankintajärjestelmässä eli DPS:ssä kilpailutettuun hankintaan työterveys 2020-2026. Määräaikaan mennessä 20.12.2023 ei saatu yhtään tarjousta.   

Liitto kilpailutti työterveyspalvelujen hankinnan itse hankintaohjeen mukaisesti. Apuna kilpailutuksessa oli KOHO Consulting Oy. Määräaika tarjousten jättämiselle oli 16.2.2024. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset Mehiläinen Oy:ltä ja Pihlajalinna Oy:lta.  

Valmistelija Asian on valmistellut hallintojohtaja Jari Paakkunainen, puh. 044 371 9455.

Esittelijä Maakuntajohtaja Niina Pautola-Mol

Päätösehdotus Maakuntahallitus päättää valita työterveyspalvelun tuottajaksi 1.4.2024 alkaen kokonaistaloudellisesti edullisimman Mehiläinen Oy:n tarjouksen.

Päätös Ehdotus hyväksyttiin.